ویژگی ها و مفاهیم اصلی در چابکی سازمان:

از ویژگی های اصلی در شرکت چابک که تسو رولودیس و همکارانش¹ (2003) ارائه نموده اند و می توانند شرک را متمایز از سایر شرکتها نمایند،عبارتند از:

1-انعطاف پذیری و انطباق پذیری

2-پاسخگویی

3-سرعت

4-یکپارچگی و پیچیدگی

5-تجهیز شایستگی های اصلی و مرکزی

6-کیفیت بالا و بهبود محصولات

7-فرهنگ تغییر

یک سازمان،زمانی چابک خواهد بود که به واسطه اهرم کردن دانش و همکاری داخلی و با دیگر سازمانها قادر به هماهنگی باشد و به صورت سریع و کارا همه منابع مورد نیاز را خلق،تولید و پشتیبانی کند.بنابراین،سازمان باید:

*اطلاعات حساس را با تأمین کنندگان،شرکا و مشتریان به اشتراک بگذارد.

*تغییرات بازار و تغییرات در ارزش مشتری را پیش بینی کند.

*با حداقل ذخیره موجودی و تولید مبتنی بر تقاضای کششی به تغییرات پاسخگو باشد.

*توانایی انسجام افراد،فرایندها،و دانش و مهارت ها را داشته باشد که این کار بدون توجه به مکان سازمانی در داخل شرکت و یا در داخل شرکتهای تأمین کننده،شرکا و مشتریان انجام خواهد گرفت.(شهایی،1387،ص23)

2-15-اصول زیر بنایی چابکی:

چابکی عبارتی جامع است که در تمامی زمینه های بنگاه از قبیل تولید،بازاریابی،طراحی،سازماندهی و افراد نفوذ می کند.چابکی ترکیبی از محصولات فیزیکی،خدمات و اطلاعات است که با تغییر نیازمندیهای مشتری تغییر می کند.برای چابکی چهار اصل زیر بنایی معرفی شده است که عبارتند از:

1-تحویل ارزش به مشتری

2-آمادگی در رویارویی با تغییرات

3-ارزش قایل شدن برای مهارتها و دانش انسانی

4-تشکیل دادن مشارکت مجازی

یک سازمان زمانی چابک خواهد بود که به واسطه اهرم کردن دانش و همکاری (داخلی و با دیگر سازمانها) قادر به هماهنگی باشد و به صورت سریع و کارا همه منابع مورد نیاز را خلق،تولید، تحویل و پشتیبانی کند. (گلدمن،1995)

دلایل نیاز سازمان ها به تشکیل سازمان چابک:

*کوتاه مدت بودن فرصت های بازار

*غیر قابل پیش بینی بودن تغییرات مداوم در سطح بازار

*ادغام قابلیت‌های محوری شرکت های مستقل

*برای بهره برداری از فرصت های فوری،ارائه سریع یک محصول جدید به بازار (شعیب زاده،1386،ص2 )

 1-Tsourveloudis et al                                                                                                                                                               

goldman

تولید چابک:

چابکی در واقع یک توانایی اساسی را ایجاب می کند که کمپانی،تغییرات را در محیط تجاری،احساس، دریافت، ملاحظه،تجزیه و تحلیل و پیش بینی کند.تولید کننده چابک بدین طریق سازمانی است که دیدگاه وسیعی در مورد نظم نوین جهان تجارت دارد و با معدودی از توانایی ها و قابلیت‌ها با آشفتگی ها به مقابله می پردازد و جنبه های مزیتی جریانات تغییر را تسخیر می کند.چابکی،توانایی یک بنگاه برای بقا و پیشرفت در یک محیط رقابتی است که تغییر در آن به صورت مداوم و پیش بینی نشده است و پاسخ سریع به تغییرات سریع بازارها که ناشی از ارزش گذاری مشتری روی محصولات و خدمات است و نیز توانایی شکل دهی مجدد عملیات،فرایند و روابط تجاری به صورت مؤثر است در حالی که همزمان به صورت موفقیت آمیزی در محیطی با تغییرات مداوم عمل می کند.چابکی یک واقعیت وسیع کسب و کار است که ساختارهای سازمانی، سیستم های اطلاعاتی، فرایندهای پشتیبانی و خصوصاً مجموعه افکار را در بر می گیرد. (ریچاردز، 1996،ص62)

(ماسکل2001،ص16) چهار عنصر کلیدی را برای تولید چابک بر می شمارد:

1-رفاه مشتری

2-افراد و اطلاعات

3-همکاری در داخل و بین کارخانه ها شرکتها

4-مناسب بودن یک شرکت برای تغییر

برای پاسخ مؤثر به نیازمندیهای متغیر،چابکی باید در تمام مناطق وظیفه ای سازمانهای تولیدی وجود داشته باشد بنابراین بدست آوردن چابکی،نیازمند انعطاف پذیری و حساسیت در استراتژیها،سیستم ها و منابع انسانی می باشد.

یک سیستم تولید با قابلیت های فوق العاده (قابلیت های داخلی،تکنولوژی های سخت افزاری و نرم افزاری، نیروی انسانی و مدیریت آموزش دیده) برای رسیدن به تغییرات سریع بازار (سرعت، انعطاف پذیری،مشتریان،و پاسخگویی) است.سیستم تولیدی که به سرعت بین مدل های محصول (سرعت و پاسخگویی) یا بین خطوط تولید جابه جا شده (انعطاف پذیری) و به تقاضای مشتری (نیازها و خواسته های مشتری) در زمان واقعی و به صورت ایده آل پاسخ می دهد.

از ابزارهای لازم برای تحقق چابکی تولید،می توان به این موارد اشاره کرد:

فرهنگ سازمانی،ساختار سازمانی،فناوری اطلاعات،افراد،کیفیت منابع انسانی و سبک رهبری.

سازمان ها در تولید چابک برای تحقق هدف ارضای نیازهای واقعی مشتری،تنها به فروش محصولات نمی پردازند بلکه راه حل هایی را برای کردن نیازهای (مسائل) مشتری به فروش می رسانند و این امر مستلزم رساندن بسته محصول و خدمتی است که نیازها را برآورده سازد.آرمان محصولات ما کافی و کامل نیستند و برای ارضای واقعی نیازهای مشتریان مان،ممکن است نیازمند افزون خدمات ویژه،شرایط ویژه،حمایت فنی و یا افزودن محصولات مکملی که به وسیله شرکت های دیگر،و حتی رقبای ما عرضه می شوند،باشیم.محیط تجاری به صورت منبعی از تلاطم و تغییر،فشار را بر فعالیتهای تجاری سازمانها تحمیل می کند.این تغییرات و فشارهای نامشخص و غیر قابل پیش بینی،سازمان ها را مجبور به استفاده از روش های مناسبی می نماید که می تواند آنها را به یک موقعیت تثبیت شده هدایت کرده و از آنان در برابر از دست دادن مزیت های رقابتی حمایت کند.این تغییرات و فشارها را محرک های چابکی می نامند.این محرکها می تواند از سازمانی به سازمان دیگر و از موقعیتی به موقعیت دیگر فرق کند.بنابراین طریقه تأثیر آنها بر سازمان می تواند متفاوت باشد.این مسئله برای مکانیزم کشف و تشخیص تغییرات در محیط تجاری ضروری است.همان طوری که ذکر شد،یک شرکت با بازار انحصاری و یا سهمی تضمین شده در بازار و یا فعالیت در بازاری که در آن رقابت کم می باشد و مشتریانش برای بهبود کیفیت به سازمان فشار نمی آورند،متفاوت از سازمانی است که با یک محیط متلاطم روبروست.(شریفی،2006،ص1088)

Richards

maskell

sharifi

ابزارهای سازمان برای تحقق چابکی:

1-ساختار:

ساختار سازمان لازم است انعطاف پذیر باشد.در ارتباط با حوزه سازمان،اقدامات زیر قابل انجام است:

-تشکیل شراکت با سایر سازمان ها

-بهبود انعطاف پذیری از طریق تمرکز زایی و اتخاذ ساختارهای منعطف

-ترویج فرهنگ تحول و نوگرایی(شعیب زاده،1386،ص2)

2-کارکنان:

در سازمان چابک که با تغییرات مدام محیطی روبروست توانایی و انعطاف پذیری انسان نقش مهمی را ایفا می کند،در این رابطه،اقدامات زیر مرثرند:

-تمرکز بر فعالیتهای گروهی و فرهنگ مشارکت

-تفویض اختیار به پرسنل سازمان

-تکیه بر آموزش به عنوان ابزار مهم

-تربیت و آموزش پرسنل در مهارت های مختلف(شعیب زاده،1386،ص2)

3-تکنولوژی:

یک سیستم تولید چابک توانایی مقابله با تغییرات پیش بینی نشده را دارد.این تغییرات می تواند در مدل محصولات باشند.از این رو سیستم تولید چابک باید قابلیت تولید محصولات جدید را داشته باشد.اقدامات زیر در این رابطه حائز اهمیت است:

-سرمایه گذاری روی تکنولوژی های سخت افزاری مناسب ومدرن

-استفاده از سیستم های انعطاف پذیری تولید به منظور انطباق با تغییرات در ترکیب و نوع سفارشها

-به کارگیری سیستم های انعطاف پذیری،پشتیبانی تولید به منظور انطباق با شرایط متغیر سفارش ها

-پی ریزی یک سیستم تولید مجازی(شعیب زاده،1386،ص2).

4-تکنولوژی اطلاعات

یکی از تمایزات بین سیستم های چابک باسایر سیستم ها،بالا بودن محتوای اطلاعاتی است.به علاوه حجم اطلاعات مبادله شده بین شرکت های همکار بالاست و لزوم حفاظت از اطلاعات کلیدی هر سازمان را نمایانتر می سازد.بنابراین سازمانهای چابک،نیازمند سیستم های اطلاعاتی و ارتباطاتی پیشرفته و انعطاف پذیری بوده که هم جریان روان و مطمئن اطلاعات را با توجه به مشکلات تضمین کند و هم قابلیت انطباق با شرایط متغیر را داشته باشد.در این راستا اقدامات زیر توصیه می شود:

-استفاده از استانداردها و پروتکل های مناسب در مبادله اطلاعات بین سازمانی

-استفاده از سیستم ها و تکنولوژی اطلاعاتی و ارتباطی مدرن،جهت ایجاد ارتباط مناسب و به هنگام در بین سازمانهای همکار

-یکپارچه سازی اجزلی پراکنده شامل مشتریان،تأمین کنندگان و همکاران در سازمان های مجازی(شعیب زاده،1386،ص3)

5-نوآوری و خلاقیت

یک سازمان چابک به جای فروش محصول تولیدی خود باید راه حل های خود را به مشتریان عرضه کند در واقع هدف نهایی تولید چابک،تحقق واقعی مفهوم سفارشی سازی و برآوردن نیازهای ویژه و متنوع تک تک مشتریان است.اقدامات زیر می تواند  کارا باشد.

-ایجاد فرهنگ تفکر و نواندیشی در سازمان

-سرمایه گذاری و تقدیر از ایده های نو (شعیب زاده،1386،ص3)

فراهم کننده های چابکی:

در این بخش راهکارهای عملی و مرثری جهت آماده سازی سازمان برای پاسخگویی به نیازمندیهای محیط پویا و حرکت به سمت ساختار چابک ارائه خواهد شد.تولید چابک را می توان به صورت ساختاری در نظر گرفت که در داخل هر شرکتی توانایی توسعه محصولات و استراتژی های کسب و کار را دارا باشد.این ساختار بوسیله سه منبع اولیه پشتیبانی می شود.این منابع ساختارهای مدیریتی و سازمانی نوآورانه،افراد توانمند با دانش و مهارت بالا و تکنولوژی های هوشمند و انعطاف پذیر می باشند.

این سه منبع مقدماتی توسط یک متدولوژی با هم هماهنگ می شوند.به عبارت دیگر تولید چابک را می توان به عنوان یکپارچگی سازمان،افراد با دانش و مهارت بالا و تکنولوزیهای پیشرفته جهت حصول به نوآوری و همکاری در پاسخ به نیازهای مشتری در نظر گرفت.

ده راهکار مؤثر (توانا سازنده) جهت حرکت سازمانها به سوی چابکی ارائه می شود.چنانچه در نمودار زیر مشخص شده است،یکپارچگی این ده راهکار می تواند سازمان را به سطح مطلوبی از چابکی رساند. (گاناسکران ،1998،ص1362)

2-19-ارزیابی چابکی سازمان:

تنها مستنداتی که برای اندازه گیری چابکی به عنوان یک ویژگی ساختاری موجود است،در شاخص گراسون مشهود است.گراسون مدل سازی چابکی سازمان مجازی و ارتباطات آن را پیشنهاد داده است:

ساختن یگ گراف از ارتباطات که مشکلات موجودیتها را نشان می دهد.او در این مدل تعداد نقش آفرینان و روابط میان آنها را شناسایی کرده و به این نتیجه رسیده است که اگر آنها افزایش پیدا کنند پیچیدگی و به تبع آن چابکی نیز افزایش پیدا می کند.(شریفی،ژانگ،2000،ص778)

2-20-چابکى سازمانى با تکیه بر بعد انسانى

عموما نظریه پردازان مدیریت دولتى بر بعد انسانى چابکى در غالب مدیریت کیفیت جامع (اغلب بدون بررسى جنبه هاى محاسباتى فنى- انسانى چابکى) توجه دارند. مناسب ترین مجموع هى ادبیات مربوط به ارتباط میان انسانها، سازمانها و فناورى، همان رویکرد فنى- اجتماعى است که تقریبا 50 سال پیش، نخستین بار در موسس هى مطالعاتى تاویستاک تشریح شد و به روشنى نقش و ارزش انسانها را در سیستمهاى تولید نشان داد (شهایى، 1387،ص24).

به علاوه بسیارى از سازمانها به رویکردهایى چون سازمان تیم مجازى روى مى آورند تا چابکى سازمانى را بهبود داده و از لحاظ جهانى توسعه یابند. البته، گاهى چابکى ممکن است یکپارچه سازى فرآیندها، اعضا و نیز ویژگى هاى سازمان با فناورى هاى پیشرفته بنظر آید. به عبارتى، توجه به نیروى انسانى و مشتریان و نیز توجه به نقش فناورى اطلاعات در اینجا مى تواند قدرت چابکى سازمان را چند برابر کند. فرض بر این است که ارتباطات به رهبرى، فرهنگ سازمانى و سیستمهاى پاداش کارکنان متکی است که میان افراد و فناورى ارتباط برقرار مى کند. این ارتباطات عبارتند از مشغولیت افراد در تصمیم گیرى ، ارائ هى خدمت و محصول با کیفیت از طریق غنى سازى مشاغل، آموزش در زمینه فناورى، و ایجاد یک سیستم پاداش در مدلى که توسط کروسیتو و یوسف طراحى شده است، فرض مى شود که ابعاد نرم و سخت سازمان (مطابق مدل هفت اس مک کینزى) براى رقابت بهتر، به سمت فناورى هاى پیشرفته سوق داده م ىشوند. در هدایت سازمان به سمت فناورى هاى پیشرفته، بستر سازى از طریق انگیزش، رهبرى موثر، سیستمهاى پاداش و غیره حائز اهمیت است.از طرفى نیز توسل به قدرت مهارت و خلاقیت ذى نفعان سازمانى، واستفاد ه ى درست و بموقع از فناوریها موجب افزایش انعطاف پذیرى ومیزان پاسخگویى سازمان مى شود.در این حالت است که سازمان مى تواند با برقرارى ارتباط موثر و مفید با تامین کنندگان، محصولات و خدمات و یا به عبارتى نیازها و خواسته هاى مشتریان را در زمان لازم پاسخ گفته و به چابکى تولیدى دست یابد.حال اگر سازمان، سه مولف هى هزینه و سرعت و کیفیت را مد نظر قرار داده و در بهبود وضعیت این سه مولفه در سراسر سازمان بکوشد، به چابکى سازمانى دست خواهد یافت. بنابراین، مى توان گفت که چابکى سازمانى بر پایه ى سه مولفه ى کیفیت، سرعت، و هزینه سنجیده مى شود و سازمانها براى نیل به چابکى سازمانى در سطح کلان، باید این سه مقوله را به سطح عالیه برسانند (کروسیتو و یوسف، 2003 ،ص29)

Gunasekaran

Sharifi and zhang

Christop and youssuf

قواعد کلی تولید چابک:

1. 1. هر چیز، خیلی سریع تغییر می کند و غیر قابل پیش بینی است.
   2. بازار نیازمند حجم پائین، کیفیت بالا، محصولات سفارشی و خاص می باشد.
   3. چرخه زندگی این محصولات بسیار کوتاه است، سریع توسعه می یابند و زمان تاخیر آنها نیز کوتاه است.

1. کیفیت جامع و سطوح خیلی بالایی از خدمات مورد انتطار می باشد.
2. محصولات و خدمات از لحاظ اطلاعاتی غنی می باشند(زنجیرچی،1387،ص5).

2-22-تجارت الکترونیک و چابکی سازمانی:

مفهوم تجارت الکترونیک استفاده از ابزار آلات الکترونیکی در تجارت می باشد.به عنوان مثال تبادل الکترونیکی اطلاعات باعث کاهش هزینه و زمان در سازمانها می شود.تکنولوژی اینترنت جهت دستیابی به چابکی و اغنای مشتری با روش های متفاوت،از نظارت بر نیازهای مشتری تا پشتیبانی و خدمات پس از فروش کاربرد داشته و اثر اطلاعات و افراد را اهرمی می کند.ارزش اطلاعات زمانی اهرمی می گردد که زمان مورد نیاز،مکان مورد نیاز و شکلی که مورد نیاز است،در دسترس افراد قرار گیرد.افراد نیز زمانی که با دانش و اطلاعات در جهت تصمیم گیری توانمند شوند،دارای اثر اهرمی خواهند شد.از آنجایی که تعامل نزدیک بین مشتریان و نیازهایشان را در نظر می گیرد.در واقع انگیزه اصلی کاربرد تجارت الکترونیک بهبود زمان پاسخ به تقاضای مشتری به صورت سریع می باشد که این امر از اصول بنیادین تولید چابک است.بنا بر این تجارت الکترونیک یکی از فراهم کننده های چابکی است.(خوش سیما،1387،ص57)

2-23-سیستم اطلاعاتی یکپارچه کسب و کار و چابکی سازمان:

اطلاعات داخل سیستم باید با فرمت استاندارد،قابل فهم و مؤثر در دسترس افراد نیازمند به آن قرار گیرد. در یک محیط تولیدی چابک برای کنترل مؤثر تولید،باید سیستم های اطلاعاتی تولید به تعدادی از منابع داده ها و بانکهای اطلاعاتی مرتبط باشند.در یک سازمان مجازی به دلیل وجود شرکای پراکنده از نظر فیزیکی،سیستم اطلاعاتی یکپارچه اندکی پیچیده می شود.این پیچیدگی به علت تفاوت در زبان،تکنولوژی و مهارتهای در دسترس به وجود می آید.(وان در وار،2003)

2-24-چابکی برای کسب کیفیت،انعطاف پذیری و سرعت:

درباره اینکه آیا تولید چابک یک واکنش رقابتی است یا خیر،دو ویژگی را برای تولید کنندگان بیان می کند. یکی توزیع گسترده جغرافیایی اقدامات و دیگری یکپارچگی تسهیلات و منابع در محدوده های نامشهود.نیاز به به اشتراک اطلاعات سازمان،تصمیم گیری و مسئولیت پذیری در میان اعضای تیم پروژه،گزاره جدیدی را برای آگاهی از نحوه جریان اطلاعات و روابط شخصی نیاز دارد.تکنولوژی به تیمهای مجازی کمک می کند تا ارتباط برقرار کرده،نقل و انتقال زیربنایی را هموار کرده،مدل سازی کامپیوتری را تسهیل و به عنوان یک پشتیبان طراحی،عمل کنند.تمامی این مشابهت ها موجب چالاکی و چابکی می شوند و یک مزیت رقابتی را برای سازمان به ارمغان می آورند.روابط میان فردی و کاری از طریق تکنولوژی هموار می شوند تا منافع داده ها و الکترونیک ادغام شود.

مشتری مداری و کیفیت جامع عرصه هایی هستند که در آنها،محققان مدیریتی تولید و عمومی می توانند به دنبال تدوین دیدگاهی جامع از محتوا و فرایند کیفیت آفرینی باشند که به وسیله آنها،سازمان به مزیت رقابتی دست می یابد.در جهت این یکپارچه سازی، یک مدل کاربردی توسط یوسف ارائه شده است.وی فرض می کند که سه بخش تکنولوژی،تأمین کنندگان و مشتریان،بر اساس سرعت،کیفیت و حداقل سازی هزینه در پارامترهای پاسخگویی به مشتریان و انعطاف پذیری،موجب چابکی می شوند.

Van der var