روابط داده، اطلاعات و دانش

روابط قابل ملاحظه­ای بین دانش و مفاهیمی شبیه داده و اطلاعات وجود دارد. داده، اطلاعات و دانش نمی­توانند به عنوان موجودیت­های جداگانه در نظر گرفته شوند بلکه در طول یک طیف قرار دارند. به عنوان مثال، داده از هر نوع زمینه ای مستقل است منتها اگر داده در یک زمینه قرار گیرد، ما کم و بیش می­فهمیم رابطه­ای بین آنها وجود دارد که اطلاعات را تشکیل می­دهد. یک مفهوم مهمی که اینجا وجود دارد اینست که دانش شامل تشخیص یا فهم الگو ها است و موقعیکه یک الگو در میان اطلاعات وجود دارد، الگو، استعداد ارائه دانش را دارد.

نگاه به اطلاعات و دانش بر اساس یک رابطه تعاملی و پویا مناسب­تر است زیرا اطلاعات توسعه دانش را تسهیل می­ کند، باعث ایجاد دانش شده و آن را عمیق تر و بیشتر می­ کند. در ادامه روابط بین داده، اطلاعات و دانش تشریح می­ شود.

تفاوت اطلاعات و دانش

اطلاعات، داده های پردازش شده موجود در رایانه ها هستند که به دلیل تأثیر گسترده فنآوری اطلاعات و جهانی شدن، به طور فزایند های برای همگان قابل دسترس است. اما درباره مفهوم اطلاع تعابیر ضد و نقیض زیادی وجود دارد و صاحب نظران، این اصطلاح را به عنوان یک فرایند، کالا، صنعت و … نیز به کار برده اند.

بلکر اطلاع را به این صورت تعریف می کند: چیزی که به کمک آن می توانیم از میان مجموعه امکاناتی که نسبت به آنها چیزی نمی دانیم، دست به انتخاب بزنیم. اما دانش، درک، آگاهی یا شناختی است که در خلال مطالعه، تحقیق، مشاهده یا تجربه و در طول زمان به دست می آید و یک گام بعد از اطلاعات قرار دارد، یعنی داده ها(اطلاعات خام) با پردازش در رایانه به اطلاعات تبدیل می شود که این اطلاعات برای همه مساوی و یکسان است و در مرحله بعد، برداشت و استفاد های که از این برونداد یا اطلاعات می شود، دانشی است که تولید می شود. پس دانش متکی به اطلاعات است و امروزه اگر به دانش توجه بیشتری می شود به دلیل تولید زیاد و گسترده اطلاعات است که برای غلبه، کنترل و استفاده صحیح از آن، راهی جز تبدیل آن به دانش نیست، چرا که افراد در رویارویی با انفجار اطلاعات، به راحتی نمی توانند به اطلاعات صحیح و مناسب خود برای دانش ورزی و خردورزی در زمان مناسب دست پیدا کنند. پس دانش را می توان این گونه تعریف کرد:

دانش، درک، آگاهی یا شناختی است که در خلال مطالعه، تحقیق، مشاهده یا تجربه نسبت به جهان بیرونی در فرد ایجاد می شود.

داده

داده ها واقعیت های عینی و مجرد در مورد رویدادها هستند(داونپورت و پروساک، 1379). داده، منشا تشکیل دانش است و منعکس کنندۀ تعاملات و مبادلات کامل، واحد و منسجمی هستند که تحت عنوان جزء ناچیز از آنها یاد می شود(حسینی، 1385). سازمان های نوین، معمولا داده ها را در یک سامانه فن آوری اطلاعات ذخیره می کنند. شرکت ها، مدیریت داده ها را از نظر کمی بر حسب ظرفیت سرعت و هزینه ارزشیابی می کنند، همه سازمانها به انواع داده ها احتیاج دارند. داده ها مواد خام و عناصر مورد نیاز برای تصمیم گیری به شمار می آیند(داونپورت و پروساک، 1379).

داده ها اولین سطح دانش را تشکیل می دهند و عبارتند از ارقام، اعداد، نمودارها و نظایر این ها، که به خودی خود تولید معنی، نمی­کنند.

سازمانهای نوین، معمولاً داده ها را در یک سیستم اطلاعاتی ذخیره می­ کنند. این داده ها توسط واحدهایی نظیر واحد مالی، حسابداری و بازاریابی به سیستم تزریق می­شوند. پاسخگویی به نیاز مدیران و دیگر بخشهای سازمان، تاکنون بر عهده واحدهای مرکزی اطلاعات سازمان بوده است. سازمانها و شرکتهای مختلف، مدیریت داده ها را از نظر کمی بر حسب ظرفیت، سرعت و هزینه ارزیابی می­ کنند. چه هزینه­هایی برای بازخوانی یک واحد داده به مصرف می­رسد؟ با چه سرعتی می توان داده را به سیستم منتقل کرد؟ ظرفیت سیستم چقدر است؟ وقتی به داده ها نیاز است آیا به موقع در اختیارمان قرار می­گیرد؟ آیا نیازهای ما را تامین می­ کند؟

داده

داده ها واقعیت های عینی و مجرد در مورد رویدادها هستند(داونپورت و پروساک، 1379). داده، منشا تشکیل دانش است و منعکس کنندۀ تعاملات و مبادلات کامل، واحد و منسجمی هستند که تحت عنوان جزء ناچیز از آنها یاد می شود(حسینی، 1385). سازمان های نوین، معمولا داده ها را در یک سامانه فن آوری اطلاعات ذخیره می کنند. شرکت ها، مدیریت داده ها را از نظر کمی بر حسب ظرفیت سرعت و هزینه ارزشیابی می کنند، همه سازمانها به انواع داده ها احتیاج دارند. داده ها مواد خام و عناصر مورد نیاز برای تصمیم گیری به شمار می آیند(داونپورت و پروساک، 1379).

داده ها اولین سطح دانش را تشکیل می دهند و عبارتند از ارقام، اعداد، نمودارها و نظایر این ها، که به خودی خود تولید معنی، نمی­کنند.

سازمانهای نوین، معمولاً داده ها را در یک سیستم اطلاعاتی ذخیره می­ کنند. این داده ها توسط واحدهایی نظیر واحد مالی، حسابداری و بازاریابی به سیستم تزریق می­شوند. پاسخگویی به نیاز مدیران و دیگر بخشهای سازمان، تاکنون بر عهده واحدهای مرکزی اطلاعات سازمان بوده است. سازمانها و شرکتهای مختلف، مدیریت داده ها را از نظر کمی بر حسب ظرفیت، سرعت و هزینه ارزیابی می­ کنند. چه هزینه­هایی برای بازخوانی یک واحد داده به مصرف می­رسد؟ با چه سرعتی می توان داده را به سیستم منتقل کرد؟ ظرفیت سیستم چقدر است؟ وقتی به داده ها نیاز است آیا به موقع در اختیارمان قرار می­گیرد؟ آیا نیازهای ما را تامین می­ کند؟

همه سازمانها به انواع داده­ ها احتیاج دارند. نگهداری سوابق و بایگانی، نقطه کانونی فرهنگ داده به شمار می­رود و مدیریت مؤثر داده ها در موفقیت آنها نقش بسزایی دارد.

بعضی از سازمانها به اشتباه فکر می­ کنند، داده ­های بیشتر نسبت به داده های کمتر از حالت مطلوبتری برخوردارند و با بهره گرفتن از آنها می توانند تصمیمات بهتری را اتخاذ کنند. این وضعیت به دو دلیل نادرست است: اول اینکه داده های زیاد، کار تشخیص داده های مربوط و درک آنها را دشوار می­ کند. دلیل اساسی­تر، اینکه داده ها فاقد معنی قابل استفاده­اند، یعنی تنها بخشی از واقعیت را نشان داده و از هر نوع قضاوت، تفسیر و مبنای قابل اتکا برای اقدام مناسب، تهی هستند. داده ها را می توان مواد خام عناصر مورد نیاز برای تصمیم گیری به شمار آورد، چرا که نمی توانند عمل لازم را تجویز کنند. داده ها نشانگر ربط، بی ربطی و اهمیت خود نیستند، اما به هر حال برای سازمانها و مخصوصاً سازمانهای بزرگ اهمّیت زیادی دارند (داونپورت و پروساک، 1379).

 اطلاعات

واژه inform در انگلیسی به معنای"شکل دادن” بوده و  information نیز به معنی “شکل دادن و  بینش و دید دریافت کننده اطلاعات است"( داونپورت و پروساک، 1379).  اطلاعات داده های ترکیبی و مرتبط همراه با زمینه و تفسیر آن است. ارتباط داده ها ممکن است بیان کننده اطلاعات باشد، ممکن است صرف ارتباط داده به اطلا عات منجر نگردد مگر اینکه موجب درک مفهوم آنها باشد. اطلاعات در حقیقت داده های خلاصه شده را در بر می گیرد که گروه بندی، ذخیره، پالایش، سازماندهی و تحلیل شده اند تا بتوانند زمینه را روشن سازند .می­توان با بررسی اطلاعات به اتخاذ تصمیمات پرداخت. اطلاعات معمولا شکل اعداد و ارقام، کلمات و گزاره های انباشته شده را به خود می گیرند؛ اعداد و گزاره ها را به صورت خلاصه شده ارائه می کنند(نوروزیان، 1384). در سازمان ها، اطلاعات از طریق شبکه های نرم افزاری و سخت افزاری جابجا و توزیع می شوند. اطلاعات برخلاف داده ها، معنی دار هستند؛ به قول پیتر دراکر: داشتن ارتباط و هدف، ویژگی اطلاعات است. اطلاعات، نه تنها دارای قابلیت تأثیرگذاری بر گیرنده است، بلکه خود نیز شکل خاصی دارد و برای هدف خاصی سازماندهی می شود. داده ها زمانی به اطلاعات تبدیل می شوند که ارائه دهنده آنها معنی و مفهوم خاصی به آنها ببخشد.با افزودن ارزش به داده ها، در واقع آنها را به اطلاعات تبدیل می کنیم(داونپورت و پروساک، 1379). ویژگی اطلاعات آن است که می توان آن را به صورت مستندات مکتوب یا فایل های موجود در پایگاه داده ها نگهداری کرد.  اطلاعات برخلاف داده ها، معنی دار هستند .پیتر دراکر یادآور شده است که داشتن ارتباط و هدف ویژگی اطلاعات است. اطلاعات یعنی “داده های مربوط “. به بیانی دیگر، از نظر او داده ها به تنهایی ” مربوط ” و” هدف دار” نیستند. داده ها زمانی به اطلا عات تبدیل می شوند که ارائه دهنده، به آنها معنا و مفهوم خاصی ببخشد. با افزودن ارزش به داده ها، در واقع آنها را به اطلاعات تبدیل می کنیم(داونپورت و پروساک، 1379).

دومین سطح دانش را اطلاعات تشکیل می­دهد. این سطح، داده های کمی خلاصه شده را در بر می گیرد که گروه بندی، ذخیره، پالایش و سازماندهی شده ­اند تا بتوانند معنی­دار شوند. این داده­ ها هم، دانش را نشان نمی دهند. آنها نشانگر آغاز مدیریت اطلاعات هستند، اطلاعاتی که مدیر می تواند به کار گیرد تا کاری بیش از پردازش مراوده فردی را انجام دهد. اطلاعات غالباً تشکیل اعداد و ارقام، کلمات و گزاره های انباشته شده را به خود گرفته و معنایی را ارائه می­ کند که بزرگتر از آن چیزی است که از داده های خام مکشوف می­گردد. ولی نظریه پردازان و دست اندرکاران دانش همگی بر این باورند که این اطلاعات است و نه دانش. اگرچه خط و مرز بین دانش و اطلاعات روشن نیست، لیکن چند ویژگی وجود دارد که این دو را از هم جدا می کند.

• سطح ظرافت: اطلاعات غالباً به موقعیتها، شرایط، فرآیندها و یا هدفهای خاص اشاره دارد. در این صورت در برگیرنده­ی سطحی از ظرافت و دقت است که آن را برای کار مورد نظر مناسب می­ کند. ورای موقعیت یا کار خاص، اطلاعات تا زمانی که به دانش تبدیل نشود، کم ارزش خواهد بود. برای مثال، اطلاعات در خصوص محصول الف چیزهای زیادی در خصوص محصول ب آشکار نمی کند. ولی دانش، کاملاً انتزاعی است و به گونه ای طراحی شده که بتواند ظرافت خاص را از بین برده و کاربرد وسیع تری داشته باشد.
• زمینه: اطلاعات معادل داده ها در متن است. زمینه ممکن است محصول، مشتری یا فرایند کسب وکار باشد و شکل اولیه داده­ ها را تا سطح اطلاعات ارتقا دهد. زمینه، اطلاعات را برای مدیریت جهت تصمیم گیری و برنامه ریزی مفید می­ کند. مدیر نتایج معناداری را در خصوص معاملات با بررسی و بازبینی داده ها استخراج می­ کند. برای اینکه داده مفید واقع شود، باید در درجه اول در زمینه قرار گیرد.
• دامنه: دامنه اطلاعات کلاً محدود به زمینه ای است که در آن ایجاد می­ شود. اطلاعات فروش به مدیران در خصوص فروش، مطالبی ارائه می­دهد، دانش در این خصوص فراتر عمل می کند و در موقعیت های گوناگون کاربرد دارد.
• به هنگام بودن: اطلاعات بر زمان مبتنی است و بنابراین، به طور مداوم در حال تغییر است. به مجرد اینکه داده جدید، اخذ شود، اطلاعات جدیدی مورد نیاز خواهد بود، به عنوان مثال اطلاعات ماه اسفند با اطلاعات ماه فروردین، به احتمال زیاد، متفاوت خواهد بود زیرا داده های تشکیل دهنده ی آنها تغییر پیدا کرده است. دانش به علت بار معنایی زیاد خود، حساسیت زمانی کمتری دارد. دانشی که از اطلاعات دیروز و امروز به دست آمده، می تواند برای درک اطلاعات فردا به کار رود (Rading, 2005).

دانش به واسطه نزدیکی به تصمیم ها و اقدامات سازمانی به مراتب بیش از داده ها و اطلاعات می تواند باعث بهبود عملکرد شده و در نتیجه کیفیت خدمات سازمانها را به طور عام و سازمانهای دولتی را به طور خاص بهبود ببخشد. در شکل(2-1) توالی اثر اطلاعات و دانش بر تصمیم گیری آمده است.

طبقه بندی انواع دانش

دانش پدیده ای پیچیده و چند بعدی است و برای مدیریت مطلوبتر، نیازمند درک ویژگیهای پیرامون آن می­باشد. مجزا ساختن انواع متفاوت و در عین حال مهم دانش در مدیریت و کاربرد آن به طور اثر بخش در چارچوب سازمان ضروری و مهم به نظر می­رسد. زیرا انواع مختلف دانش دارای کاربردهای گوناگونی در مدیریت دانش هستند و همچنین مستلزم بکارگیری مدلهای بخصوص در مدیریت دانش می­باشند. با مقایسه انواع دانش می­توان درک بهتری از دانش به وجود آورد.

معروفترین طبقه بندی از دانش، توسط نوناکا و تاکوچی (1995) انجام گرفته است، که این طبقه بندی، مبتنی بر نگرش پولانی (1962) در خصوص دانش می باشد. نوناکا در این طبقه بندی، دو نوع دانش را معرفی می کند که عبارتند از:

- دانش صریح (آشکار یا عینی):

2- دانش ضمنی (نهان یا نهفته):

نوناکا دانش ضمنی را دانشی تعریف می­ کند که به صورت واضح بیان نشده است در حالیکه پولانی (Polani ,1996) این نوع دانش را، دانشی می­داند که نمی­توان به صورت صریح بیان کرد. شکاف بین این دو تعریف را  کیم و همکاران(2003) با ارائه دانش مفهومی پر می­ کند و آن را به صورت دانشی تعریف می­ کند که به صورت غیر صریح و درونی وجود دارد ولی با صرف هزینه و زمان می­توان آن را به صریح تبدیل کرد.

دانش ضمنی، شکلی از دانش است که از تجربیات و اعمال مستقیم و معمولا از طریق مکالمات تعاملی خوب می ­تواند به اشتراک گذاشته شود. دانش ضمنی، دانشی است که احساس یا درک می­ شود اما نمی تواند به صورت مکتوب، بیان شود. مشکلات کدگذاری و شفاهی بیان کردن، از ویژگی‌های آن (دانش ضمنی) است. دانش ضمنی تولید می‌شود اما از افرادی که مالک آن هستند جدا نیست و به عنوان مهارت و خبرگی انسانی که در ذهن افراد ذخیره شده و از طریق تجربه و تعامل با محیط بدست می‌آید، می­باشد.

بخشی از دانش که در داخل سازمان تولید می‌شود، دانش صریح است که به آسانی قابل ذخیره و انتقال است. دانش صریح به آسانی قابل تشخیص است، نوشته و کد گذاری می­ شود  و مستندکردن، اخذ و توزیع آن در فرمت‌های گوناگون آسان است، بنابراین می‌تواند در سراسر سازمان در شکل قوانین و رهنمودها بیان شود

سیستم های مبتنی بر دانش، دانش صریح را کدگذاری و قابل استفاده می کنند اما سیستم های مدیریت دانش بایستی با هر دو دانش صریح و ضمنی کار کنند. کوشش برای کدسازی همه دانش اشتباه است (تبدیل به صریح کردن) و باعث می شود که بیشتر دانش ضمنی از دست برود، همچنین انتقال و پخش دانش ضمنی مشکل است و تنها از طریق تعاملات مستقیم بین افراد توزیع می­ شود

چه نوع دانشی را باید در سازمان مدیریت کنیم؟

اگر هر اطلاعاتی را گرفته و با هم مقایسه و تطبیق دهیم، به زودی در اطلاعات غرق خواهیم شد و اضافه باری اطلاعات به زودی شروع خواهد شد و قادر به تشخیص اطلاعات و دانش با ارزش، قابل اعتماد و مفید از دانش مشکوک و کم ارزش نخواهیم بود. یکی از چالش‌های سازمانی اینست که تعیین کند کدام دانش در سازمان بایستی به صریح تبدیل شود و کدامیک به طور ضمنی باقی بماند و یک موازنه برقرار شود، که این کار با توجه به عملکرد سازمان و ویژگی های دانش موجود در سازمان انجام می­ شود.

جوشی و هولساپل (2001) دانش را از زوایای مختلف بررسی کرده و بسیاری از ویژگی های دانش را ذکر کرده اند.  چارچوب ویژگی­های دانش موجود به سازمان کمک می­ کند که بتواند درک بهتری از وضعیت موجود داشته باشد  و بر اساس آن بتواند زمینه هایی را که درآن کمبود دارد بهتر شناسایی کند و برای دانش موجود با توجه به ویژگی آن کاربرد مناسب را کشف نماید (جدول2-4). مدیران به عنوان تصمیم‌گیرندگان در سازمان، بایستی بدانند منابع دانشی در دسترس جهت انتخاب برای «دانش درست» کدام ها هستند(Holsapple and Whinston, 1996).