• اگر در جهت پذیرفتن تقاضای ثبت اختلافی بین اشخاص و ادارات ثبت واقع شود…

 

 

• هر گاه در جریان مقدماتی ثبت املاک اشتباه موثر واقع شود…

 

 

• هر گاه در موقع ثبت ملک و یا ثبت انتقالات بعدی صرفاً به علت عدم توجه و دقت نویسنده سند مالکیت و یا دفتر املاک اشتباه قلمی رخ دهد…

 

 

• اشتباهاتی که قبل از ثبت ملک در جریان عملیات مقدماتی ثبت پیش آمده و موقع ثبت ملک در دفتر املاک مورد توجه قرار نگرفته و بعداً اداره ثبت متوجه اشتباه شده باشد…

 

 

• رسیدگی به تعارض در اسناد مالکیت کلاً یا جزاً خواه نسبت به اصل ملک یا حدود آن باشد…

 

 

• رسیدگی و رفع اشتباهی که در عملیات تفکیکی رخ دهد و منتج به انتقال رسمی یا ثبت دفتر املاک شود…

 

 

• هرگاه در طرز تنظیم اسناد و تطبیق مفاد آنها با قوانین اشکال و یا اشتباهی پیش آید…

 

 

• رسیدگی به اعتراضات اشخاص نسبت به نظریه رئیس ثبت…

 

 

در تمامی موارد فوق رفع اختلاف و تعیین تکلیف به درخواست اداره ثبت  با هیات نظارت است .

 

 

آنچه که لازم است در این جا ذکر شود این است که رسیدگی هیات نظارت به اختلافات و اشتباهات مزبور تا وقتی است که ملک در دفتر املاک به ثبت نرسیده باشد.

 

 

اما اگر ملک در دفتر املاک ثبت شود و بعداً اداره ثبت متوجه اشتباه گردد اگر اصلاح اشتباه به حق کسی خللی نرساند هیات نظارت دستور رفع اشتباه و اصلاح آن را صادر می نماید در صورتیکه اصلاح اشتباه به حق کسی خلل برساند ذینفع به دادگاه هدایت می شود و تا تعیین تکلیف نهایی اداره ثبت منتظر رای دادگاه خواهد ماند. قابل ذکر است که در هر زمان و مرحله ای امکان ارسال اختلافات به هیات نظارت مقدور می باشد . ممکن است بعد از پایان عملیات مقدماتی ثبت باشد یا قبل از آن و نیز ممکن است این اشتباه قبل از ثبت ملک در دفتر املاک باشد یا به هنگام ثبت انتقالات بعدی که وارد دفتر املاک می شود و یا ممکن است ثبت دفتر املاک مخالف یا مغایر سند رسمی یا حکم نهایی دادگاه باشد.

 

 

باستناد تبصره چهار ماده 25 قانون ثبت آرای هیات نظارت فقط در مورد بندهای 1 و 5 و 7 در اثر شکایت ذینفع قابل تجدیدنظر در شورای عالی ثبت خواهد بود و در بقیه موارد رای هیات نظارت قطعی است. اشتباهات ثبتی در قانون ثبت به دو نوع اشتباه موثر و اشتباه غیر موثر تقسیم گردیده است که منظور از اشتباه موثر آنچنان اشتباهی است که مانع جریان عملیات ثبتی بوده و موجب ابطال عملیات ثبت می گردد و اشتباه غیر موثر اشتباهی است که مخل جریان ثبتی نمی گردد.

 

 

این که آیا آرای هیات نظارت و شورای عالی ثبت قابل شکایت است یا خیر و در صورت قابل شکایت بودن مرجع یا مراجع رسیدگی کدامند؟ باید گفت نظر به اینکه این دو هیات از مراجع اداری میباشند می توان از هر دو به دیوان عدالت اداری شکایت نمود ولی اصولاً از آرای هیات نظارت به شورای عالی ثبت شکایت می شود.

 

 

با توجه به اینکه شورای عالی ثبت دو شعبه (شعبه املاک و شعبه اسناد) دارد در رسیدگی به پرونده های مطروحه هر شعبه نسبت به شعبه دیگر شعبه هم عرض تلقی می شود. بنابراین پرونده های شعبه املاک در شعبه اسناد و بالعکس پرونده های شعبه اسناد در شعبه املاک مورد رسیدگی قرار می گیرد در نهایت وجود یک هیات نظارت در مرکز هر استان یک شعبه املاک و اسناد در کل کشور (در شورای عالی ثبت) در شرایط فعلی و با حجم زیاد و تراکم پرونده ها در هیات های مزبور خالی از انتقاد و ایراد نیست چرا که ممکن است رسیدگی به پرونده ای ماه ها و شاید سال ها به طول انجامد.

 

 

مهمترین ایراد به کار این دو هیات این است که در صورت رسیدگی به اسناد معارض و پس از تشخیص معارض بودن سند این مراجع خودشان نمی توانند نسبت به ابطال سند مزبور مبادرت نمایند و باید مراتب را جهت ابطال سند به دادگاه اعلام نمایند که این خود موجب اطاله وقت و صرف هزینه و سردرگمی مراجعان می شود و در نهایت اگر رای شورای عالی ثبت مورد ایراد و اعتراض اشخاص متضرر قرار گیرد پرونده به دیوان عدالت اداری ارسال می گردد و دیوان پس از رسیدگی و نقض رای شورا، پرونده را با ضمایم به شعبه هم عرض ارسال می نماید و رای شعبه اخیر قطعی است.

 

 

به منظور ایجاد وحدت رویه و نیز جلوگیری از اشتباهات در عملیات تفکیک  در واحدهای ثبتی، بند 383 مجموعه بخشنامه های ثبتی مقرر می نماید:

 

 

 

• ادارات ثبت مکلفند در موقع تفکیک اراضی محدوده قانونی شهر و حریم آن عمل تفکیک را در اجرای ماده 154 اصلاحی قانون ثبت طبق نقشه ای انجام دهد که براساس ماده 101 قانون اصلاحی شهرداری به تصویب شهرداری رسیده است.

 

 

• در مورد تفکیک ساختمان هایی که به صورت آپارتمان احداث شده اند با توجه به گواهی پایان کار صادره از شهرداری و قانون تملک آپارتمان ها و آیین نامه آن اقدام می شود.

 

 

• در مورد ساختمان های احداثی قبل سال 1349 مستنداً به تبصره 8 از ماده 100 اصلاحی قانونی شهرداریها ارائه گواهی پایان کار ضرورتی نداشته و ادارات ثبت راساً اقدام به تفکیک می نمایند.

 

 

بنابراین اگر مطابق ماده 101 اصلاحی قانون شهرداری نقشه مورد تایید شهرداری ناقص یا مبتنی بر اشتباه باشد و اداره ثبت به استناد همان نقشه ناقص اقدام به تفکیک نماید و دفاتر اسناد رسمی نیز به استناد همان صورت جلسه تفکیکی اقدام به تنظیم اسناد نماید یا دفتر املاک اداره ثبت به استناد همان صورت جلسه اشتباه سند مالکیت صادر نماید اشتباه مزبور به استناد بند 6 ماده 25 قانون ثبت در هیات نظارت رسیدگی می شود و به دستور هیات نظارت اداره ثبت اقدام به اصلاح و رفع اشتباه از صورت جلسه تفکیکی می­نماید. در کلیه موارد فوق اگر رسیدگی هیات نظارت ضرری به حقوق اشخاص وارد نماید هیات مزبور نمی تواند رسیدگی نماید و باید شخص متضرر به دادگاه هدایت شود.

 

 

شایان ذکر است که هر شخص متضرر از اشتباهات مزبور می تواند بدواً جهت رسیدگی و احقاق حق به دادگاه مراجعه نماید ولی دادگاه نیز ممکن است در تمامی موارد خصوصاً در ارتباط با بندهای 1 (تقاضای ثبت ملک توسط اشخاص) و بند 6 (اشتباه در صورت جلسه تفکیکی) به اعتبار شایستگی هیات نظارت قرار عدم صلاحیت صادر نماید.

 

 

اما در مواردی که اشتباهی در دفاتر اسناد رسمی به وقوع می پیوندد در مرحله اول سردفتر مربوط مسئول رفع اشتباه می باشد بدین معنا که تا زمانی که سند تنظیمی توسط متعاملین امضاء نگردیده است سردفتر می تواند هرگونه توضیحی که لازم باشد در سند اعمال نماید و سپس سند را به امضای متعاملین برساند ولی بعد از امضاء سند اگر طرفین یا سردفتر متوجه اشتباه در سند بشوند سردفتر

 شخصاً حق توضیح سند را ندارد مگر با حضور متعاملین اگر متعاملین به اصلاح سند تراضی ننمایند یا یکی از طرفین سند در دفتر خانه حاضر نشود و سر دفتر نتواند اشتباه مربوط در سند را اصلاح نماید باید مراتب به اداره ثبت گزارش شود تا از آن طریق موضوع در هیات نظارت مطرح و مورد رسیدگی قرار گرفته و نسبت به رفع اشکال و اصلاح سند اقدام به عمل آید . در این نوشتار سعی بر این است که اشتباهات ثبتی و جایگاه آن در قانون ثبت و نحوه رسیدگی به این اشتباهات و مراجع حل اختلاف بررسی و راهکارهائی که در قانون ثبت و آئین نامه ها و بخشنامه های ثبتی ارائه گردیده بطور مستدل و روشن بیان شود .

 

 

 روش تحقیق :

 

 

این تحقیق بصورت کتابخانه ای و به گونه تحلیلی و ذکر نمونه آراء مرتبط با موارد مطروحه و تطبیق مطالب با مواد ثبتی و بخشنامه ها و آیین نامه های ثبتی تهیه شده است.

 

 

 

 

 

سوالات تحقیق

 

 

 

• رسیدگی به اختلاف و اشتباهات ثبتی در کدام مراجع انجام می گیرد؟

 

 

• آیا آرای هیات نظارت و شورای عالی ثبت قابل شکایت در مراجع قضایی می باشد یا خیر؟ و در صورت قابل شکایت بودن تحت چه شرایطی؟

 

 

• آیا تمام اشتباهات ثبتی الزاماً باید در هیات نظارت و شورای عالی ثبت مطرح بشود یا طریق دیگری نیز وجود دارد؟

 

 

 

 بررسی منابع

 

 

عمدتاً از مجموعه قوانین ثبتی و بخشنامه ها و آیین نامه ها و سایر منابع و کتب ثبنی موارد مزبور مطالعه و استخراج گردیده است.

 

 

 نتایج مورد انتظار

 

 

دعاوی مربوط به املاک نظام مند باشند.

 

 

در روند پرونده های ثبتی تسریع به عمل آمده باشد.

 

 

شناسایی مراجع حل اختلاف ثبتی در ارتباط با املاک به صورت آسان انجام گیرد.

 

 

الف- محسنات و مزایا- طرح اشکالات و اختلافات ثبتی در دو مرجع ثبتی (هیات نظارت و شورای عالی ثبت)

 

 

دسترسی مردم به این مراجع به آسانی صورت می گیرد.

 

 

از حیث زمان رسیدگی به پرونده ها نسبت به مراجع قضایی زودتر مشکل مردم حل می شود و تشریفات مراجع قضایی را ندارند.

 

 

دقت و کیفیت در رسیدگی در مقایسه با مراجع قضایی بیشتر است.

 

 

ب- معایب: ایرادی که در کار هیات نظارت و شورای عالی ثبت وجود دارد این است که پس از  بررسی سند معاوض و احراز تعارض در سند این هیات ها خود نمی توانند نسبت به ابطال سند معارض اقدام نمایند و باید ابطال سند به مراجع قضایی اعلام شود که این خود برای ارباب رجوع مشکل مضاعفی است تا مجدداً در مراجع قضایی طرح دعوی کرده و ابطال سند معارض را درخواست نمایند.

 

 

– تعاریف هیات نظارت و شورایعالی ثبت از آیین نامه اجرای مفاد اسناد رسمی لازم الاجرا و طرز رسیذگی به شکایت از عملیات اجرایی  مصوب 1387 : غ- هیات نظارت هیاتی است مرکب از مدیر کل ثبت استان یا قائم مقام او و دو نفر از قضات دادگاه تجدیدنظر استان به انتخاب رئیس قوه قضائیه که به کلیه اختلاف ها و اشتباهات مربوط به امور ثبتی در حوزه قضایی استان رسیدگی می نماید. ف- شورایعالی ثبت عالیترین مرجع رسیدگی اداری در امور ثبتی که برای تجدیدنظر در آراء هیات نظارت که از دو شعبه املاک و اسناد تشکیل می گردد.

 

 

– تبصره 3، ماده 25 قانون ثبت، رسیدگی هیات نظارت در موارد  مذکور در بندهای 1 و 2 این ماده تا وقتی است که ملک در دفتر املاک به ثبت نرسیده باشد.

 

 

–  اگرچه قانون ثبت تعریفی از اشتباه موثر و غیر موثر به عمل نیاورده است ولی حقوقدانان و شارحین قانون ثبت تا حدودی این نقص قانون را جبران نموده اند. برای مثال مراجعه شود: الف- غلامرضا شهری، حقوق ثبت اسناد و املاک، ص 104.ب- علی حقیقت، ثبت املاک در ایران، ص 80.

 

 

– تبصره 4 ماده 25 قانون ثبت، آراء هیات نظارت فقط در مورد بندهای 1، 5 و 7 این ماده براساس شکایت ذینفع قابل تجدیدنظر در شورای عالی ثبت خواهد بود…

 

 

– ماده 150 قانون ثبت: تقاضای تفکیک از اداره ثبت به عمل می آید و در تقاضا نامه باید ارزش مورد تفکیک براساس ارزش معاملاتی روز تعیین شود.

 

 

– قانون تملک آپارتمان ها مصوب 16/12/1343 و آیین نامه اجرایی آن مصوب 8/2/1347 هیات وزیران می باشد. (دستور العمل تفکیک آپارتمان ها به شماره 14219/41/1 در مورخه 20/5/1382 از طرف رئیس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور در  7 بند به روسای کل استان ها ابلاغ گردید که بند اول آن بدین شرح است: 1- پذیرش درخواست تفکیک از طریق دفاتر اسناد رسمی همراه به گواهی مصدق شده پایان کار به وسیله مالک یا قائم مقام وی تسلیم رئیس واحد ثبتی یا مسئول مربوطه می شود. افراد غیرصالح حق تسلیم درخواست را ندارند خود دستور العمل در 30 بند می باشد که ماده 2 و 3 آن بدین شرح است: «تفکیک آپارتمان ها براساس گواهی پایان کار آپارتمان ها انجام می گردد…»  3-  حدود ملک مطابق دفتر املاک و سند مالکیت ذکر و گواهی شود موارد تفکیک داخل در محدوده آن بوده و با گواهی پایان کار مطابقت دارد.)

 

 

– ماده 154 قانون ثبت، اصلاحیه مورخ 31/4/1365، دادگاه و ادارات ثبت اسناد و املاک باید طبق نقشه تفکیکی که به تایید شهرداری محل رسیده باشد نسبت به ابند و تفکیک کلیه اراضی واقع در محدوده شهرها و حریم آنها اقدام نمایند…

 

 

–  ماده 101 قانون شهرداری، اصلاحیه مورخ 28/2/1390، ماده واحده: «ادارات ثبت اسناد و املاک و حسب مورد، دادگاه ها، موظف اند در موقع دریافت تقاضای تفکیک یا افراز اراضی واقع در محدوده  و حریم شهرها از سوی مالکین  عمل تفکیک یا افراز را براساس نقشه ای انجام دهند که قبلاً به تائید شهرداری مربوطه رسیده باشد.